Arbeitet der KI-PA automatisch ohne Kontrolle?

Nein. Der KI-PA bereitet vor, priorisiert, fasst zusammen und schlägt Antworten vor. Sensible Aktionen bleiben an Freigaben gebunden.

Welche Datenquellen nutzt der KI-PA?

Nur freigegebene Quellen wie Mailverlauf, Kalender, Aufgabenlisten, Kundennotizen, CRM, Notion, Microsoft 365, Teams, SharePoint, Slack oder Excel-Listen.

Was passiert nach dem KI-PA?

Wenn der Einstieg trägt, können weitere Abläufe wie Belege, Telefon, Leads, interne Wissenssuche oder ein eigenes Kaizen OS angeschlossen werden.

Wie prüft man, ob der KI-PA wirklich funktioniert?

Der Einstieg wird als begrenzter Pilot bewertet: Quellen, Tagesbriefings, Antwortentwürfe, Freigaben und offene Unsicherheiten werden sichtbar. Danach wird anhand echter Arbeitsartefakte entschieden, ob der Bereich weiter ausgebaut wird.

KI-PA Detailseite

Dein KI-PA im Betrieb. Mit nachvollziehbarem Kontext.

Der KI-PA ist der Einstieg: Mails, Termine, Aufgaben, Kundennotizen und Freigaben werden so verbunden, dass du schneller siehst, was wichtig ist. Nicht als blinder Autopilot, sondern als vorbereitender Assistent mit Kontext.

Erstgespräch buchen → 3-Fragen-Check per Mail Wie der Kontext entsteht

#posteingang · 10:37 Antwort mit Kontext

Mailverlauf, Kundennotiz und offene Zusage liegen vor dem Entwurf.

Wofür er da ist

Der KI-PA nimmt nicht dein Urteil weg. Er nimmt Sucherei, Sortieren und Nachhalten ab.

Sortieren

Mails, Aufgaben und Rückfragen werden nach Dringlichkeit und Bedeutung vorsortiert.

Vorbereiten

Antwortentwürfe, Tagesbriefings und kleine Entscheidungsvorlagen entstehen aus deinen freigegebenen Quellen.

Nachhalten

Offene Zusagen, fehlende Rückmeldungen und Dinge, die sonst liegenbleiben, tauchen wieder auf.

Weiterbauen

Wenn der Einstieg trägt, werden weitere Abläufe angeschlossen: Belege, Telefon, Leads, Wissen oder Kaizen OS.

Woher weiß die KI das?

Kein Rätselraten. Freigegebene Quellen, klare Regeln und menschliche Freigabe.

Der PA kann nur mit dem arbeiten, was wir ihm sauber geben: Mailverläufe, Kalender, Aufgabenlisten, Kundennotizen, CRM oder Notion. Am Anfang wird bewusst begrenzt, was er sehen darf und was er nur vorbereiten darf.

Mail

Mailverlauf

Der PA betrachtet nicht nur die neue Nachricht, sondern auch bisherige Antworten, offene Zusagen und Rückfragen.

Kalender

Termine

Anstehende Gespräche, Fristen und Vorbereitungen werden ins Tagesbriefing und in Antwortvorschläge einbezogen.

Wissen

Notizen & CRM

Freigegebene Kundennotizen, Besonderheiten, frühere Beschwerden oder interne Regeln werden als Kontext genutzt.

Regeln

Freigaben

Was gesendet, gebucht oder entschieden werden darf, wird klar begrenzt. Sensibles bleibt zur Prüfung bei dir.

Wichtig für Kundenverständnis

Wenn der PA eine Antwort vorbereitet, steht dabei, woher der Kontext kommt: zum Beispiel Mailverlauf, CRM, Kundennotiz oder Kalender. Dadurch bleibt nachvollziehbar, worauf sich der Vorschlag stützt.

Keine sensiblen Aktionen ohne Freigabe.
Keine Datenquelle ohne bewusste Anbindung.
Kein „alles automatisieren", bevor der erste Bereich funktioniert.

14-Tage-Realitätscheck

Ob der KI-PA etwas taugt, sieht man nicht an einer Demo. Man sieht es an echter Arbeit.

Deshalb ist der erste Pilot begrenzt. Nicht alles anschließen, nicht alles automatisieren. Erst ein Bereich, echte Quellen, echte Entwürfe und danach eine belastbare Entscheidung.

Tag 1-2

Quellen und Grenzen

Wir legen fest, welche Postfächer, Kalender, Notizen oder Listen genutzt werden dürfen und was tabu bleibt.

Tag 3-5

Erste Briefings

Der PA sortiert echte Eingänge, erstellt Tagesbriefings und zeigt, wo Kontext noch fehlt.

Tag 6-10

Antworten mit Vorgeschichte

Entwürfe entstehen aus Mailverlauf, offener Zusage und Kundennotiz. Du prüfst Ton, Inhalt und Quellen.

Tag 11-14

Review statt Bauchgefühl

Wir entscheiden anhand echter Artefakte, ob der Bereich weiterläuft, angepasst oder verworfen wird.

Erster sinnvoller Bereich

Meistens starten wir mit Mail, Kalender und Aufgaben.

Dort ist der Nutzen schnell sichtbar: weniger Rückstand, bessere Vorbereitung, weniger vergessene Zusagen. Erst wenn das trägt, lohnt es sich, Belege, Telefon, Leads oder interne Wissenssysteme dazuzunehmen.

Morgens

Ein kurzes Briefing: Termine, wichtige Mails, offene Entscheidungen und Dinge, die nicht liegenbleiben sollten.

Tagsüber

Antwortentwürfe mit Vorgeschichte, Kundendetails und offenen Zusagen statt wieder fünf Minuten suchen.

Abends

Was wurde erledigt, was bleibt offen, was muss morgen zuerst auftauchen?

Sicherheitsrahmen

Vertrauen entsteht, wenn klar ist, was die KI nicht darf.

Der KI-PA soll Arbeit vorbereiten, nicht heimlich Verantwortung übernehmen. Deshalb bekommt jedes Setup eine klare Freigabe-Matrix.

Freigabe-Matrix

Drei einfache Kategorien reichen am Anfang: darf vorbereiten, muss fragen, darf nie. So bleibt die KI nützlich, ohne unsichtbar Verantwortung zu übernehmen.

Der PA zeigt Quellen und Unsicherheiten, statt Kontext zu behaupten.
Externe Antworten, Buchungen und sensible Entscheidungen bleiben an Freigabe gebunden.
Neue Datenquellen werden bewusst angebunden, nicht nebenbei eingesammelt.
Was die KI nicht sauber kann, wird markiert und nicht als erledigt verkauft.

Ablauf

Der Einstieg bleibt klein genug, um ihn sauber zu steuern.

Erstgespräch

Wir schauen 30 Minuten auf deinen Alltag und prüfen, ob der KI-PA überhaupt der richtige Einstieg ist.

KI-Check

Wir prüfen Quellen, Risiken, wiederkehrende Abläufe und den ersten sinnvollen Einsatzbereich. Danach gibt es eine klare Roadmap.

Pilot

Wir starten mit einem begrenzten Bereich, meistens Mail, Kalender, Aufgaben oder Belege. Vorschläge vor Automatik.

Ausbau

Wenn Nutzen sichtbar ist, wird aus dem Assistenten Schritt für Schritt mehr Betriebssystem für die Firma.

Nächster Schritt

Nicht sicher, ob der KI-PA für deinen Betrieb passt?

Genau dafür ist das Erstgespräch da. Wir prüfen gemeinsam, ob Mail, Kalender, Aufgaben oder ein anderer Bereich der bessere Einstieg ist.

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